Cómo ha cambiado mi forma de trabajar el último año
Cómo ha mejorado mi forma de trabajar y organizarme
La forma en que trabajo ya no significa usar una app o una herramienta determinada, ya no significa sacarme un as de la manga en forma de nuevo sistema. Por suerte hace mucho tiempo que tengo una forma estable de trabajar y que los post del tipo "Así trabajo" han pasado a mejor vida, al menos hasta la fecha.
Es curioso pero a pesar de conservar el core de mi sistema de trabajo ha habido dos giros importantes, el primero un cambio en cómo gestiono mi lista de próximas acciones, el cual la ha dinamizado y ajustado más a la realidad.
El otro cambio es el de mi almacén de ideas, de mi archivo online implementado sobre Evernote lo he migrado a Obsidian, una app más abierta.
Trabajar con recordatorios de calidad
Dedico una mayor atención a redactar mis acciones. De hecho cada una de mis acciones se convierte en un recordatorio de calidad. En ella expreso con detalle que debo hacer con quien, dónde y con que para no tener que pensar sobre “qué hacer” cada vez que la leo de nuevo.
"Cambiar el chip de considerar lo que tengo en las listas cómo un recordatorio en lugar de una acción ha cambiado la forma en que preparo mi trabajo"
Dedicar tiempo a preparar la acción me permite realizar el trabajo sin dilaciones, además de convertirse en sí mismo en una forma de descargar preocupaciones. Al decidir que realizar completas la mitad del camino para cerrar el asunto.
Listas situacionales
He cambiado la forma de segmentar mi lista de próximas acciones. La lista más poblada de mi sistema de productividad antes se segmentaba por contextos. Sublistas donde cada una tomaba el nombre de una herramienta o un recurso necesario para completar las acciones que contenía:
#Ordenador, #Mensaje, #Email, #Despacho…
Ahora utilizo listas situacionales. Cada una de las sublistas representa un momento o situación de mi rutina que sirve como disparador:
#SalirDelTrabajo, #PrimeraHoraMañana, #PrimeraHoraTarde, #UltimaHoraJornada, #DespuesDeCenar…
Situaciones del día que se repiten regularmente y de las que ya conozco mi nivel de energía para hacer frente a las obligaciones.
En un mundo donde disponemos de conexión a la red permanente y de muchas herramientas ubicuas, las listas situacionales se ajustan mejor a mi forma de hacer que trabajar con contextos.
Automatizar hábitos con mi software
Sin los hábitos correctos una herramienta, un software, se convierte en trampa. Una app por sí sola no nos hace mejores, necesitamos aprender nuevas rutinas y adaptar la forma de funcionar a los recursos y funcionalidades que proporciona.
Yo administro mi actividad con GTD y utilizo Facilethings, una app que sigue el sistema como tantas otras pero que ha incorporado funcionalidades que me permiten llegar a un nivel de automatización notable en ciertos aspectos.
La aplicación incorpora a un par de asistentes que me facilitan la vida. Uno es la funcionalidad para realizar la revisión semanal, el otro es el asistente para realizar un vaciado mental.
Cada semana hago mi revisión semanal. Gracias al asistente economizo tiempo y energía. Se trata de una secuencia de pasos que me permiten repasar cada uno de los aspectos de mi sistema, realizar el mantenimiento necesario y decidir que haré la próxima semana.
En el caso del vaciado mental me sirve para mantener la "mente como el agua", que no haya sombras ni preocupaciones por "cosas" que no se hayan tenido en cuenta en las recopilaciones ordinarias.
Facilethings proporciona una lista de control con recordatorios sobre todos los ámbitos de tu vida personal y profesional a repaso para recordar que es necesario tener en cuenta e incorporarlo a tu sistema, enviándolo a tu inbox.
La gracia de estos asistentes es que te dan la oportunidad de realizar actividades necesarias y de valor para tu sistema de forma automatizada y siempre de la misma forma.
De Evernote a Obsidian
La novedad más importante de los últimos años en mi forma de trabajar ha sido sin duda el cambio de plataforma por mi archivo digital y almacén de ideas.
He pasado de Evernote a Obsidian.
En mi blog puedes encontrar una sección de post sobre Evernote y cómo organizarte con la aplicación. Durante muchos años lo he disfrutado pero debido a los últimos cambios en la política de condiciones de uso he decidido cambiar.
Obsidian es una plataforma con contenido no propietario, se puede acceder sin utilizar la aplicación, editando cada una de las notas con una app para editar texto o acceder a los archivos por el sistema de carpetas de tu ordenador.
Estoy migrando poco a poco las notas de una aplicación a otra. Utilizo Evernote como aplicación sólo lectura – las actuales condiciones ya no me deja crear ni nuevas notas ni carpetas – y obsidian por establecer mi nuevo almacén.
Es un proceso pesado pero interesante con el que me permite depurar el contenido que tengo en mi almacén digital antes de traspasarlo a mi aplicación.
En el apartado de recursos del post tienes más información sobre cómo hice la migración.
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Tener un sistema, crear hábitos y automatizarlos con tu software, éste es el círculo virtuoso.
Un sistema permite una forma estable de trabajar, siempre las mismas pautas, siempre los mismos pasos. De hecho, esto lleva a la creación de los hábitos necesarios para ocuparte de tu organización personal y no verte desbordado por el día a día.
Una vez alcanzado este nivel de performance sólo te falta una buena herramienta para automatizar tus hábitos.
No hace falta que sea facilethings ni tenga partes del sistema guiados por asistentes, sólo que te permita capturar todos los temas a tener en cuenta y organizarlos en un sistema de listas que puedas filtrar por etiquetas, con garantías ya es suficiente.
Así es como trabajo hoy, comienzos de 2024
Foto de Malcolm Lightbody en Unsplash
Recursos
Facilethings (Clic aquí)
Obsidian (Clic aquí)
Evernote a obsidian (Clic aquí)
Com organitzar utilitzant llistes (Clic aquí)
Recuperar tu vida con una mente extendida (Clic aquí)