Cómo organizarte utilizando listas

Y porque necesitas una alternativa a las listas de tareas

Quiero hablarte sobre las listas, sobre cómo organizarte con listas de acciones e introducirte un nuevo concepto que he sacado del libro "Una mente extendida" de José Miguel Bolívar y Jordi Fortuny que me ha hecho volar la cabeza .

Mi intención en este artículo es hacer un recorrido por cómo crear tus listas de acciones, cómo evolucionar el concepto y llegar a una nueva forma de usar las listas más allá de lo que nos enseña la “sabiduría popular” y lo que dice el señor David Allen en su método Getting Things Done (GTD).

Las listas de tareas no funcionan

Hay una serie de cosas que hemos aprendido desde pequeños sobre cómo organizarnos que no son más que false friends, intuiciones mal entendidas de cómo gestionar nuestra vida. Nuestra efectividad personal está llena pero quizás el caso más flagrante es cómo gestionamos las listas.

La forma más natural para recordar tus temas pendientes es anotarlos en una lista. El tema clave es cómo anotamos los temas pendientes. Sorpresa, la gran mayoría de gente las llena de tareas.

Aquí viene el primer error. Una tarea es un concepto demasiado general y amorfo: "Hacer el informe de ventas", "Llamar Xavier", "Llevar coche taller", al leerlas quizás te da una idea de lo que tienes que hacer pero cada vez debes pensar cuál es la acción física y visible a realizar. Esto es un mal negocio, si tienes que pensar cuando consultas tu lista de pendientes añades una fricción, lo que lleva a desarrollar resistencia a usar tu sistema.

Y es que como trabajador del conocimiento debes saber - si no lo sabes ya - que antes de hacer debes pensar y decidir. Pensar y decidir qué hacer.

Para cada asunto pendiente debe redactarse lo que a partir de ahora llamaremos un recordatorio: Una acción física y visible que define con precisión lo que debe hacerse. "Extraer los datos de ventas de la aplicación informática", "Llamar Xavier para comentar la visita del próximo viernes", "Llamar al taller para pedir hora para la revisión". Haciendo lo de esta forma creará un recordatorio intuitivo y tachable: Sabes que tienes que hacer y te dan ganas de hacerlo.

"Un recordatorio es una acción física y visible a realizar"

Si un asunto no quedará terminado con un solo recordatorio, podemos anotar un segundo recordatorio en una lista llamada Proyectos/Resultados con el resultado deseado que debe generar el asunto: “He entregado el informe de ventas a dirección” o “El coche ha pasado la revisión anual”.

La intención  es que una vez tachado el primer recordatorio no olvidemos el resultado que perseguimos y así indicar el segundo, tercero y todo el resto de recordatorios necesarios para completarlo.

¿Has visto que acaba de ocurrir? De una lista de temas pendientes hemos pasado a dos:Próximas acciones y Resultados. Se acaba de deshacer ese antiguo esquema con el que hemos funcionado toda la vida, el de la lista de tareas para gestionar todas nuestras responsabilidades.

Organizar las próximas acciones por contextos

David Allen en su sistema GTD define un conjunto de listas a las que asignar nuestros recordatorios según el estado de los mismos. Nosotros nos quedaremos con la lista de próximas acciones, la cual contiene los recordatorios/acciones de las acciones más inminentes a realizar.

Piensa por un momento en todas las cosas que debes hacer, ¿cuántos recordatorios puede haber en tu lista? Si tienes una vida profesional y personal intensa quizás se van a los 30,40,50… Una lista con tantos items no es gestionable, por tanto el señor Allen introdujo el concepto de contexto.

Un contexto es una sublista que permite segmentar la lista de próximas acciones. Cada recordatorio se asigna a una sublista que lleva por nombre el recurso necesario para realizarlo, ya sea una herramienta, un sitio o una persona. Algunos títulos de lista podrían ser #ordenador #smartphone, #despachoTrabajo, @gerente, @Maria…

Evidentemente si no dispones del recurso, no tienes acceso a la persona, o no estás en la ubicación indicada no podrás realizar los recordatorios que contiene su lista, por tanto quedarán apartados y tendrás que centrarte en los recordatorios del contexto activos.

Bien, hemos pasado de listas de tareas, genéricas y que te obligan a pensar en lo que tienes que hacer cada vez que las lees, a un sistema segmentado de recordatorios preciso y bien organizado que te facilita saber qué debes hacer y escoger tu siguiente acción. El salto cualitativo es innegable.

Las listas situacionales

El libro “Una mente extendida” introduce el concepto “Lista situacional”, un vuelta de tuerca más al concepto lista de próximas acciones.

La lista de próximas acciones desaparece y es sustituida por un conjunto de listas situacionales que pueden ser vistas como una evolución del concepto “contexto”.

La cuestión es la siguiente, en lugar de crear listas relacionadas con un recurso, una ubicación o una persona las crearemos relacionándolas con una situación; Lugares, momentos del día, ubicaciones -más concretas-, personas y una combinación de todos los anteriores conceptos.

Aumentarán en número y serán más granulares - detalladas - que los contextos.

Por ejemplo: #OrdenadorAPrimeraHora, #AlSalirDeLaOficina, #EnelSofaDuranteLaNoche, #FinDeSemana, #SalirAComprar, #SalidaFinDeSemana, #llamadas, #emailsMensages, @GerenteReunionSemanal, @Xavier, @ClientXXX

Aumentará su cantidad a cambio de una mayor precisión en la ejecución de tus acciones/recordatorios. Más listas pero menos pobladas, súmale un redactado correcto y detallado de los recordatorios y obtendrás un sistema mucho más intuitivo para escoger que debes hacer en cada momento.

-

Llevo muchos años trabajando con GTD y en los últimos años el concepto “contexto” me ha chirriado. ¿Cómo organizar tus acciones/recordatorios en un mundo con conexión permanente a internet donde trabajas siempre en el mismo entorno, ya sea con ordenador o smartphone como recursos generales? 

He intentado definir mis contextos utilizando el nombre de aplicaciones de software, pero es demasiado artificial, demasiado impostado. Cada vez que editaba mi lista de contextos, había algo que no me dejaba satisfecho.

¿Son las listas situacionales la solución? Son una evolución y parece más sólida pero soy consciente de que el brillo de la novedad puede cegarme. Estoy trabajando en ello, lo probaré con intensidad y como siempre te lo iré contando en futuras publicaciones

Foto de Glenn Carstens-Peters en Unsplash

Recursos

Si quieres saber más sobre el contexto de GTD puedes clicar aquí

Si quieres saber más sobre el sistema de listas de GTD puedes clicar aquí

Aquí tienes la referencia al libro "Una mente extendida" en Amazon | Casa del libro