Proyectos sin burocracia
Administra tus proyectos de la forma más sencilla posible
Uno de los problemas que aparece cuando hablo en la gente de Getting Things Done (GTD) es la excesiva burocracia. Convertir los asuntos a realizar en actividad articulable, en acciones físicas e indivisibles que uno puede hacer de una sentada, sin dejarlos a medias. Esto incomoda.
Uno de los aspectos donde esto se hace más evidente es en los proyectos.
Uno se ve obligado a preguntarse cuál es el resultado a obtener y una vez resuelta la cuestión hay que descubrir cuál es la primera acción a realizar, o si se trata de un proyecto breve las dos o tres acciones necesarias para completarlo .
¿Es necesario tanto esfuerzo para administrar nuestra actividad? ¿No sería más lógico dedicar nuestra energía a ejecutar?
Tienes toda la razón del mundo. Con los años, pasar lo antes posible a la acción se ha convertido en uno de mis principales principios productivos. Hoy te presento una forma de gestionar tus proyectos para reducir su administración a la mínima expresión.
Tienes que contar con una lista de proyectos
Tienes que contar con un sistema de listas para administrar tu actividad. Las listas dividirán las acciones según el estado en que se encuentren. Puedes leer más sobre el tema en el artículo sobre el sistema de listas existentes en el apartado de recursos.
Para el tema que nos ocupa utilizaremos dos para gestionar nuestros proyectos. La lista de próximas acciones y la lista de proyectos. Mientras que en la primera anotaremos un “recordatorio" sobre la acción más inminente a realizar del proyecto, en la segunda sólo anotaremos un “recordatorio” que describe el resultado que queremos obtener.
¿Dónde está la innovación?
La lista de proyectos es sólo una lista de recordatorios. No debes definir todas las acciones, sólo un recordatorio de que al leerlo te lleve a la mente que quieres obtener y cuál es la siguiente acción a realizar.
Los proyectos que lleguen a esta lista serán lo suficientemente sencillos para que recuerdes estas dos coordenadas de tu actividad.
Cómo crear los “recordatorios” en tu lista
No es una cuestión baladí. La forma en que anotes el proyecto en la lista, cómo lo leas cada vez que quieras refrescar tu memoria para saber cómo van tus proyectos, influye en cómo percibes lo que tienes que hacer.
Lo que leeremos será un recordatorio del resultado que quieres alcanzar, por tanto no te debe obligar a pensar que quieres sino simplemente presentártelo.
Redacta el texto como si hubieras alcanzado el resultado. Esto ayuda a visualizar el éxito del proyecto y cambia la actitud a la hora de pensar y anotar las acciones a realizar.
No es lo mismo "llevar el coche al taller" que "El coche ya ha pasado la revisión de los 10.000 km". En cada caso ¿cuál sería la primera acción que definirías?
¿Qué ventaja tiene sobre la gestión habitual?
No debes anotar todas las acciones que se te pasen por la cabeza, sólo el título del proyecto y la acción más inmediata que irá a la lista de próximas acciones. De hecho ni eso, con los proyectos más simples puedes realizar la acción directamente sin anotar en la lista (si estás en disposición de hacerla y no necesitas preparar nada).
No es necesario que mantengas una lista por cada proyecto, sólo una general con los recordatorios de los resultados que quieres obtener. Reduce la planificación a la mínima expresión, sólo el próximo paso.
Cómo mantenemos el sistema
Siempre debe haber un mantenimiento de las listas.
Al final del día puntearás la lista de proyectos. Tachando los recordatorios de los que ya se hayan finalizado y asegurándote que dispones de una acción en la lista de próximas acciones para el resto. Si es necesario, puedes añadir los nuevos proyectos a la lista.
Al final de la semana realizas la revisión semanal (ver apartado de recursos) y decidirás en qué asuntos trabajarás en los próximos 7 días, aunque éste no es el tema del post.
¿Qué inconvenientes tiene definir al vuelo las acciones y no antes de empezar el proyecto?
El problema es tener que pensar cada vez en cuál es la siguiente acción, hacer el ejercicio mental de preguntarse cuál es el siguiente paso y si realmente éste es el más inminente. Éste es el precio por no tener que anticipar todas las acciones antes de empezar a trabajar y administrar una lista de proyectos más acciones más compleja.
Más allá de eso, el secreto está en desgranar la complejidad de algunos proyectos, en piezas de actividad lo más sencillas posibles para que encajen con la filosofía de la lista de proyectos aquí presentada.
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La gestión de proyectos para la vida cotidiana es una de las claves para engrasar bien tu sistema de productividad personal. Si tus proyectos se ejecutan con fluidez, tu actividad permanecerá al día y bajo control.
Pienso que la mejor forma de hacerlo es una lista de recordatorios, tener presente que en esta lista sólo anotaremos los proyectos que queremos mantener bajo control y descomponiendo nuestra actividad más compleja para que tenga encaje en la lista.
¿Y tú? ¿Cómo gestionas tus proyectos del día a día?
Recursos
El sistema de listas Getting Things Done.
Cómo distribuir tus acciones en listas según su estado.
Cómo mantener tu sistema de listas. Cómo poner en solfa tus asuntos y decidir que harás los próximos 7 días