Planifica de la forma más natural
La planificación natural te permite gestionar la complejidad y el propósito de tus proyectos
Este post complementa al último del año 2024. Si en ese artículo hablábamos de cómo fijarnos objetivos para el nuevo año, en éste daremos un giro y hablaremos de cómo planificarlos asertivamente.
Para ello recurriremos a la técnica de planificación natural creada por el señor David Allen y englobada en la metodología Getting Things Done (GTD). Ya sé que soy muy pesado trayendo a tu pantalla conceptos de GTD pero algunos, como la planificación natural, son imprescindibles.
No es una técnica para todos los proyectos, la reservo para aquellos más complejos en cuanto a extensión e implicaciones. Grandes proyectos u objetivos. El resto los planifico al vuelo, enumerando las acciones a realizar en base a mi intuición y conocimiento.
En el post enumero las diferentes fases de la técnica con algún que otro ejemplo para que la podáis aplicar en la planificación de sus grandes proyectos de este año.
Fase 1. Descubrir el propósito del proyecto
“¿Por qué quiero conseguir ese resultado?” “¿Qué hay detrás del ansia por alcanzar este objetivo?”
El principal objetivo a la hora de definir el propósito es descubrir la razón real por la que lo realizamos, cosa que evita dedicar tiempo y energía a cosas que no son relevantes. A no circular por carreteras secundarias.
Por ejemplo, si quieres aprender Italiano para hablar con tu pareja y su familia te centrarás en la comunicación oral y quizás dejarás en segundo plano el aprendizaje en profundidad de la gramática.
Cuando tienes claro el “porque”, es más fácil mantener el foco y la motivación, sobre todo en momentos de duda o desafío, que llegarán si la ejecución del proyecto/objetivo se prolonga durante mucho tiempo.
Actúa como un criterio de decisión para mantener el proyecto alineado con tus valores personales y conectarlo con objetivos a más largo plazo. Evaluar este aspecto antes de empezar evitará meterte en callejones sin salida que no llevan a nada (actividad no relacionada con tus objetivos) o implicarte en proyectos que acabarán siendo un mal rollo porque no son afines con tus valores
Siempre puedes leer tu propósito en momentos de debilidad para recordarte porqué iniciaste el camino hacia tu objetivo o para evaluar si realizar o no una nueva actividad vinculada con él.
Fase 2. Visualizar el resultado final
"Imagina con claridad y detalle cómo será el resultado final del proyecto u objetivo cuando se haya completado con éxito"
Trabajar en la descripción de éxito te permite definir qué significa realmente "acabar" el proyecto. Los hitos, los resultados a obtener por considerar la acción terminada. Conocer las metas es el primer paso para desarrollar un plan para lograrlas.
Por otra parte, imaginar el resultado positivo genera entusiasmo y conecta emocionalmente con el objetivo.
Pregúntate: ¿Cómo será cuando este proyecto esté completo?
Imagina cómo se verá, se sentirá o funcionará el resultado. Si el proyecto es "Organizar una fiesta de cumpleaños", puedes visualizar a los invitados divirtiéndose, la decoración en su sitio, y un ambiente alegre y satisfactorio.
Puedes imaginar detalles visuales, emocionales o prácticos para ayudarte a crear una imagen más ajustada a la realidad y más inmersiva.
Ej.: "Tendré una presentación de PowerPoint profesional que explicará claramente los datos a mi equipo."
La descripción generada en este apartado actuará como referencia constante durante la planificación y ejecución.
Fase 3. Lluvia de ideas
Hay que sacar fuera todo lo que tenga que ver con el proyecto.
El recurso es la lluvia de ideas. Más que un recurso yo hablaría de filosofía ya que puedes recurrir a la técnica de la lluvia de ideas u otras alternativas como el mapa mental, pero el background es el mismo, sacar fuera de tu mente todo lo vinculado con el proyecto, todo lo que te sugiere esta actividad.
Antes de hacerlo, debes hacer un pacto contigo mismo para suspender el sentido crítico. No analices lo que anotas sobre papel al hacer la lluvia de ideas, simplemente apunta y deja para “después” la fase de juzgarlo.
Vierte las ideas sin juzgar, encadénalas, déjate ir y da salida a todo lo que te sugiere, reléelas y combínalas para ir un poco más lejos, date permiso para explorar hasta los límites de la actividad que quieres realizar.
"El objetivo es crear un tapiz con todos los conceptos que tienen que ver con el proyecto sin juzgarlos ni recortar ninguno"
Fase 4. Limitar, agrupar, definir
Si en la fase de la lluvia de ideas has sido libre, sin restricciones ni necesidad de juzgar, ahora deberemos activar tu sentido crítico y pragmatismo.
Los objetivos en este punto son los siguientes:
Decidir que queda en el ámbito del proyecto y que queda fuera.
Agrupar ideas de la lluvia en componentes. Crea grupos de ideas según su afinidad. Cuando los conviertas en actividad a realizar se transformarán en proyectos y acciones o incluso metas (sub-objetivos).
Identificar las dependencias entre sus componentes. Definir el orden de ejecución de los componentes. Identificar dependencias para saber que debe ejecutarse antes de un proyecto en concreto y así fijar una secuencia/orden de trabajo.
Los tres puntos pueden realizarse uno después del otro o todos a la vez, mientras vayas gestionando el tapiz de ideas que te ha dejado el mapa mental o la lluvia, convirtiéndolo en subconjuntos de metas.
Si el hecho de agrupar ideas te resulta confuso, puedes convertir las ideas en proyectos, en resultados que quieres obtener. Sólo el resultado, no es necesario que definas las acciones para implementarlo. Esto te facilitará su unión en un concepto o finalidad concreta, y hará más evidente su pertenencia en los diferentes componentes del proyecto.
Fase 5. Puesta en marcha
Pues sólo queda iniciar la aventura. Escoger los proyectos que quieras poner en marcha.
En la fase anterior es habitual definir sólo el nombre del proyecto. Cuando elijas aquellos a iniciar, te queda definir las acciones necesarias para completarlo. Acciones físicas indivisibles.
No debe ser muy complejo, después de la lluvia de ideas la actividad estará bastante atomizada. Los proyectos serán en realidad microproyectos completables con dos, tres o más pasos.
Si trabajas solo, elige dos o tres proyectos (o menos según la carga de trabajo de otros asuntos). Esto facilitará la ejecución y garantizará un progreso a cierta velocidad.
"Elige los proyectos en los que trabajar y envía la primera acción a tu lista de próximas acciones"
Si tienes personas en las que delegar, sigue el mismo criterio. Reparte los proyectos sin sobrecargar.
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