Decidir, definir y hacer
Cómo tomar decisiones a diario cambia tu vida
Me metí en el tema de la efectividad personal para canalizar mis asuntos y obtener algo de claridad. Para ello lo mejor fue aplicar un sistema en mi vida, en mi caso fue Getting Things Done (GTD).
Dentro del sistema existen hábitos que todos llevamos a cabo en nuestra vida diaria pero no de forma formal, como una actividad independiente. Una de estas hábitos o actividades es decidir qué hacer con los elementos que llegan a nuestras manos.
Hoy te explico porqué es tan importante decidir en la economía del conocimiento y cómo tomar esas pequeñas decisiones para dar un salto cualitativo en tu trabajo.
Decidir y hacer
En la economía del conocimiento en la que vivimos hemos cambiado la productividad por la efectividad. Parece lo mismo pero existe un matiz importante. Mientras que en la época industrial el valor que aportaba un individuo era sólo cuantitativo (cuántas unidades produzco) ahora el valor es cualitativo.
El trabajo ya no es tan claro como antes. En tiempos pretéritos uno hacía un trabajo manual, por ejemplo ensamblar piezas en una cadena de montaje, que estaba definido a la perfección.
“Efectividad es hacer bien las cosas correctas. Para averiguar cuales son las cosas correctas hay que decidir”
En el trabajo del conocimiento debemos decidir qué debe hacerse.
El ejemplo es ese email que encuentras a primera hora de un cliente. Al leerlo defines cuáles son las acciones que te pide. Quizás es información del estado de un proyecto y al mismo tiempo un cambio sobre lo que se había acordado previamente.
En este último caso, debes consultar con tus compañeros de equipo o con el supervisor si es posible, si es necesario pasar un presupuesto al cliente antes de hacerlo y comunicarlo al cliente. Si te has fijado cuento cuatro acciones. Ahora multiplica esto por 20 durante toda tu jornada laboral, veinte situaciones en las que cada una es diferente, quizás con pequeñas variaciones o totalmente inconexas.
Si cogiéramos a un trabajador de oficina de mediados del siglo XX y lo lleváramos a hoy en día, se volvería loco.
Nos hemos acostumbrado a esta forma de proceder y tomamos este tipo de decisiones menores en caliente, a medida que se nos van planteando. Cuando hablo de decidir hablo de definir qué hacer y ubicar la acción en el estado adecuado, ya sea ser realizada al momento, en espera o hacerlo todo de forma secuencial…
El cambio de hábitos del que hablo es convertir esa toma de decisiones en un proceso formal. Dejar de tomar decisiones en caliente para tomarlas en momentos predeterminados durante tu jornada y así economizar tu atención y hacer mejor uso de tu tiempo.
Bandejas de entrada
Nuestros asuntos se acumulan en “aparcamientos”, Getting Things Done (GTD) les llama bandejas de entrada, como las de tu cuenta de correo. Los elementos van entrando y quedan a la espera de ser leídos y clasificados (o eliminados). Si te paras a pensar hay un montón de bandejas de entrada en tu vida, lugares donde se acumula la actividad, el mismo correo electrónico, correo convencional, tu bandeja de entrada sobre la mesa del despacho, el tu bloc de notas, aplicaciones varias, tu bandolera o bolsillo… No terminaríamos nunca, ¿la cuestión es qué hacer con todos los elementos acumulados a lo largo del día?
Fijarte un momento para tomar decisiones
Es necesario tomar decisiones. Decisiones a pequeña escala para saber qué hacer con lo que tienes entre manos. Vaciar todos los aparcamientos te permitirá aclarar la mente y obtener tranquilidad suficiente para dedicarte al 100% a resolver.
¿Te lo imaginas? Tiempo y atención dedicada sólo a realizar tu trabajo de verdad. Parece que no puede ser.
El trato es el siguiente: Mientras los asuntos están sin aclarar en cualquiera de tus “aparcamientos” no te dedicas a ellos. Sólo dedicas tiempo y atención a lo que ya has transformado en actividad.
Para hacerlo, marca en tu día un momento para vaciar tus bandejas de entrada. Un momento al día en el que realices la tarea pesada pero necesaria de aclarar que hacer con cada elemento de tus bandejas.
Hablo de coger cada uno de los items de tu/s bandejas de entrada, convertirlos en recordatorios "perfectos". Cuando los leas sabrás exactamente qué debes hacer, sin tener que pensar.
Procesar cada elemento nos ayuda a transformar el elemento en acción, una o varias. Es separar la decisión de su posterior ejecución. No quiere decir que tengas que hacerlo en ese mismo momento, sólo estás aclarando que hacer y haciendo emerger la actividad.
"Reserva un momento al día para procesar y vaciar tus bandejas de entrada"
Habrá bandejas que procesarás cada día para que se llenen de forma continuada, como tu correo, habrá otras que pueden ser procesadas con menos frecuencia, sistemas en los que tomes notas de forma ocasional, direcciones de mail o apps secundarias. Las puedes procesar con menos frecuencia pero debes procesarlas.
El hecho de procesar y tomar decisiones para generar confianza en la forma de actuar de uno mismo, la tranquilidad derivada de aclarar que es necesario hacer y disponer de un mosaico con toda la actividad que tienes que realizar.
La sección de recursos existe una ampliación del hábito de procesar/transformar los elementos de tus bandejas de entrada.
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