Cómo organizar tu archivo digital

PARA o cómo crear un sistema de organización digital unificado

feb 05, 2024

Hace unos meses leí el libro de Thiago Forte, “Crea tu segundo cerebro: Un método probado para organizar tu vida digital”.

En pocas palabras, el autor desarrolla un sistema para crear una "mente extendida" que te permite quitarte de la cabeza todos aquellos detalles potencialmente usables para la creación o desarrollo de tus proyectos y externalizados en un soporte digital.

En cierto modo, se trata de un método con un propósito similar al de Getting Things Done (GTD). Desemplear la mente de temas “administrativos” o de poca importancia para dedicarla a actividades más exigentes.

En todos los libros hay señal y ruido. Una de las grandes ideas que he recogido y que empiezo a aplicar es cómo organizar nuestro cerebro digital, o en otras palabras cómo organizar nuestras notas y archivos en la nube o en nuestros dispositivos.

P.A.R.A.

PARA es el acrónimo de Proyectos, Áreas de Interés, Recursos y Archivo. Cuatro grandes categorías, o cuatro carpetas raíz, en las que dividir nuestros archivos. El objetivo es organizar toda la información del mismo modo, independientemente del dispositivo donde se encuentre.

¿Qué engloba a cada una de las categorías?

Proyectos. Todos sabemos que es un proyecto pero no sabemos exactamente cómo definirlo, ¿verdad? Hablamos de un conjunto de acciones con un objetivo común y una fecha límite de entrega. En este apartado sólo estarán los proyectos activos.
Áreas. Actividades en curso sin fecha límite, que requieren atención y mantenimiento constante. Son cuestiones de las que uno es responsable. Entre ellas podemos encontrar finanzas personales, salud, profesional, etc… Lo que en GTD serían las áreas de interés.
Recursos. Guardaremos información interesante y potencialmente usable en un futuro. Es nuestra biblioteca, que nutrirá las áreas y proyectos.
Archivo. Es un registro de los asuntos que ya no están activos ya sean proyectos y áreas, o recursos que han perdido su valor potencial.

Existen unos flujos implícitos entre las distintas categorías. Lo más evidente es cómo se alimenta el archivo de contenido de las otras categorías. Items ya finalizados pero que queremos guardar. De la misma forma el contenido presente en Áreas y Recursos alimentará nuevos proyectos.

¿Cómo funciona el proceso para organizarnos?

El autor recomienda un sistema Just in time. Se organiza a medida que lo necesitas. Tu trabajo genera información y tú lo guardas.

Esto no es un sistema de productividad personal sino de organización de información. No hay un flujo de trabajo como GTD ni una revisión semanal en la que te dediques a trabajar en tu sistema.

Aunque trabajar Just In Time es más eficiente que hacerlo de forma preprogramada, sí que será útil dedicar un tiempo al arranque del sistema para decidir en qué dispositivos y servicios lo implementarán, así como para crear una infraestructura mínima de carpetas.

La puesta en marcha

Lo que leerás en este apartado es todo cosecha propia. Thiago no habla de forma explícita pero creo que hay una serie de decisiones que deben resolverse antes de empezar

¿En qué servicios y dispositivos implementarán el sistema?

Implementa PARA en todos los dispositivos y servicios menos en tu smartphone. En el caso del smartphone y de su sistema de archivos interno me parece demasiado difícil mantener la estructura de carpetas y seguir esta filosofía de organización.

Cuando hablo de todos los dispositivos y servicios me refiero en primer lugar al disco duro de nuestros ordenadores, a los servicios en la nube como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive, a otros dispositivos móviles como tabletas ya los programas de notas como Notion u Obsidian.

Incluso me atrevería a proponerte aplicar PARA en tu archivo físico con documentos reales. Los principios del sistema valen por lo digital y también por lo analógico, entonces ¿por qué no?

Dudas colaterales a resolver

Durante el proceso pueden surgir problemas, dudas sobre qué hacer con parte de tu contenido. Dudas que no habían surgido antes como por ejemplo qué parte de mi contenido quiero sincronizar con un servicio en la nube como Dropbox.

¿Tengo que guardar todo lo que he guardado hasta ahora? ¿Tengo que ser más selectivo y establecer unos criterios más rígidos a la hora de dejar entrar material en mi biblioteca?

¿Cómo debo guardar mi contenido sensible, lo sincronizo con la nube, lo encripto de algún modo? ¿A quién dejó acceder? si compartes tu biblioteca.

Deberás reponer todas estas dudas y establecer una forma de funcionar que no cambies cada poco tiempo para conseguir consistencia en tu sistema de archivos.

¿Qué bandejas de entrada utilizarás?

Antes de empezar a gestionar tu información con PARA deberías establecer una bandeja de entrada digital. Un sitio donde enviar los archivos digitales que no pueden ser procesados Just In Time.

Especialmente necesaria en las aplicaciones de notas (Evernote, Notion, Obsidian) donde envías contenido de la web a través de un webclipper.

Yo tengo una carpeta Inbox en el escritorio de mi ordenador personal y en mi aplicación de notas. Una vez al día o cada pocos días me dedico a vaciarla para que no se acumule el material.

¿Qué hacer con los archivos de gran tamaño o de contenido sensible?

El autor recomienda explícitamente no guardar archivos de gran tamaño dentro de las aplicaciones de notas. Si utilizas Google Keep, Obsidian o Notion lo más recomendable es guardar el archivo en un servicio que se sincronice en la nube como Google Drive o Dropbox y compartir en la nota un enlace.

Por mi parte recomendarte guardar los archivos sensibles, por ejemplo aquellos que tienen información fiscal o bancaria, en tu disco duro sin sincronizar en la nube y realizar una copia con un disco duro exterior. Suena antiguo pero es por no exponer información sensible.

Gracias por leer Acción: Productividad personal. Este post es público, así que siéntete libre de compartirlo.

PARA es un sistema extremadamente simple y comprensible para organizar nuestra información. Ponerlo en marcha está al alcance de cualquiera de nosotros. A cambio recibirás un retorno inmediato en la forma de una mejor organización personal, una coherencia a la hora de guardar tus archivos y notas, y la sensación de que eres capaz de encontrar cualquier cosa que hayas guardado.

Foto de Maarten van den Heuvel en Unsplash